온라인 미팅 · 퍼실리테이션화면 너머에서도 참여가 일어나게
"온라인에서 충분히 상호 작용하고 있습니까?"
온라인 미팅에 꼭 필요한 태도와 기술을 몸에 익히는 과정입니다. 진행자(FT)와 프로듀서(PD)의 두 역할을 함께 해내도록 소프트웨어와 하드웨어 활용법을 익히고, 이를 엮어 미팅 프로세스를 설계하고 운영합니다. 온라인과 대면 모두에서 회의를 이끄는 퍼실리테이션 과정도 함께 운영합니다.
온라인이 대면보다 나을 수도 있습니다.
온라인에서는 모두가 한꺼번에 말할 수 없습니다. 대신 채팅과 주석으로 모두가 실시간으로 참여할 수 있습니다. 진행자의 역량에 따라 온라인 미팅의 효율이 대면보다 클 수도 있습니다.
1인 2역을 해내기
참여하기 좋은 환경을 만드는 FT, 기술적 운영과 이슈를 해결하는 PD의 기본을 모두 갖춥니다.
도구를 목적에 맞게
화상회의 도구의 기본 기능을 완전히 익히고, 필요한 상호작용 도구를 골라 씁니다.
프로세스 설계
사전 · 진행 중 · 사후로 나누어 몰입과 참여를 고려한 미팅과 워크샵을 설계합니다.
회의를 결론으로
아이디어를 끌어내고, 의사결정을 하고, 실행 계획과 업무 배분으로 마무리합니다.
참가자의 실제 환경에서 시작합니다.
회사마다 쓰는 도구와 보안 정책이 다릅니다. 사전 질문으로 지금 쓰는 도구와 미팅 문화를 확인하고, 그 환경에서 바로 쓸 수 있는 방법을 훈련합니다.
현업에 필요한 포맷을 감안
일상 회의부터 대규모 컨퍼런스, 교육 훈련까지 참가자가 실제로 운영하는 형식에 맞춥니다.
실제 하드웨어 · 소프트웨어 환경 고려
보안 정책으로 쓸 수 없는 도구가 많다면 기본 화상회의 도구만으로 상호작용을 만듭니다.
기술과 미팅 운영을 함께
도구 사용법과 진행 기술을 따로 가르치지 않습니다. 하나의 미팅 흐름 안에서 연결해 연습합니다.
현업의 실제 이슈와 해결책
소리, 네트워크, 화면 공유처럼 실제로 자주 생기는 문제와 대비책(Plan B, Plan C)을 다룹니다.
상황에 맞게 고르는 도구
도구가 목적이 아니라 참가자의 참여와 성장이 목적입니다. 참가자가 현업에서 쓰는 도구를 중심으로 더하거나 뺍니다.
Notion, Google Docs
함께 쓰고 함께 정리하는 문서. 회의 기록과 사후 공유에 씁니다.
Miro, Mural
포스트잇을 붙이듯 아이디어를 모으고 묶는 온라인 화이트보드입니다.
Slido, Mentimeter, Padlet
질문 받기, 투표, 실시간 반응. 대면 회의에서도 그대로 씁니다. QR 코드로 바로 연결합니다.
두 가지 과정으로 운영합니다.
온라인 미팅을 운영하는 7-1 Online Meeting, 그리고 온라인과 대면 모두에서 회의를 이끄는 7-2 Facilitation ON & OFF입니다. 두 과정 모두 기본과 심화로 나뉩니다.
Online Meeting
FT와 PD 1인 2역을 위한 과정입니다. 비즈니스 현업의 다양한 미팅은 물론 대규모 컨퍼런스와 교육 훈련에도 응용할 수 있습니다.
- 온라인에서 달라지는 7가지 포인트 : 준비, 소리, 질문, 참여, 채팅, 영상, 핵심(콘텐츠)
- 온라인 환경에서 참가자가 겪는 생각과 감정, 참가자를 배려한 기본 운영 기법
- 온라인에서의 1인 2역. 역할을 나누더라도 두 영역의 기본은 필요합니다
- FT : 참가자가 몰입하며 참여할 수 있는 환경을 만들고, 이슈에 유연하게 대안을 씁니다
- PD : 운영자 본인은 물론 참가자의 기술적 환경과 이슈를 해결합니다
- 하드웨어 : PC 기본 사양, 유선랜, 마이크, 웹캠, 듀얼 모니터, 모니터링 PC 활용
- 소프트웨어 : 몰랐다가 낭패를 보는 OS 기본 설정과 단축키, 보안 정책에 따른 웹 접속과 앱 접속
- 화상회의 도구를 200% 활용하기 : 인터페이스와 환경 설정, 채팅과 피드백, 화면 공유와 주석, 소회의실 운영
- 아이스브레이크와 참여 유도. 기본 기능만으로도 충분한 상호작용
- 상호작용 도구의 전체 지도. 자주 쓰지 않더라도 작동 원리와 장점을 알아야 하는 이유
- 협업 문서(Notion, Google Docs), 참여형 보드(Miro, Mural), 설문(Slido, Mentimeter, Padlet), QR 코드 활용
- 설계 체크리스트 : 사전(환경 설정과 아이스브레이크), 진행 중(몰입과 참여), 사후(실행과 Follow up)
- 설계 요소 : 강의, 채팅, 전체 · 개별 토의, 영상, 설문, 참여형 보드, 온라인 문서. 상호작용을 반영한 적정 시간 설계
- 호스트의 환경이 기준이 되어서는 안 됩니다. 체크리스트를 쓰고, 최악의 경우에도 쉬는 시간을 활용해 대처합니다
- 유형별 이슈와 대응 : 하드웨어, 네트워크, OS, 응용 프로그램
- 실습 : 참가자 한 명이 모의 진행을 하며 여러 상황을 겪고 전체와 피드백
- 리모트워크 중심으로 바뀌는 업무 방식과 한국 조직 문화의 특징
- 온라인 비대면에 꼭 필요한 7가지 소통법 : 주요 목적, 배경 설명, 부연 설명, 감정 · 대안, 오해 방지, 링크 활용, 상호 확인
과정 전에 사전 질문(구글 설문 · Notion 등)으로 지금 쓰는 협업 · 화상회의 · 회의 촉진 도구, 불편 사항, 미팅 문화(아젠다 공유, 마감 시한, 불필요한 회의, 상호작용 수준)를 확인합니다.
Facilitation ON & OFF
자유로운 미팅, 일방적 미팅, 갈등 없는 미팅, 진짜 미팅은 어떻게 다를까요. 회의의 목적에 맞는 형식을 고르고, 기록하고, 질문하고, 결론과 실행으로 마무리하는 퍼실리테이션 기술을 온라인과 대면 모두에서 훈련합니다.
- 갈등 없는 미팅이 생산성도 없는 이유. 참가자의 자유도에 따른 미팅 형식
- 진행자의 마인드셋 : 민주적 회의 진행은 언제나 옳은가
- 성공하는 회의의 체크 포인트. 주제, 목적, 목표, 내용, 도구, 방식, 상호작용, 점검, 시간
- 회의 목적에 따라 달라지는 좌석 배치, 게시물(Agenda, Ground Rule, Parking lot, 온도 체크)
- 화이트보드, 포스트잇, 필기도구, 타이머, PC와 모바일
- 오프닝, 아이스브레이크와 참여 유도. 퍼실리테이터에게 가장 중요한 기록의 기술
- 오프라인에서도 쓰기 좋은 디지털 상호작용 도구
- 필수 진행 기법 : 되말하기, 끌어내기, 균형 잡기, 연결하기
- 참가자 입장의 난이도를 고려한 단계별 질문, 목적과 참가자에 맞는 Ground Rule
- Brainstorming, Brainwriting, Learning Facilitation(자료 배포, 검색 키워드 제공)
- 주제의 난이도와 친밀도에 따른 소그룹 규모와 역할 배분, 관심 주제 중심의 오픈스페이스
- 의사결정 방법 : Fist to Five, Decision Making Matrix, 2X2 Matrix(Pay-off)
- 클로징 체크리스트, 실행 계획과 업무 배분, 실행 차트(Gantt, PERT, CPM)
- 갈등 인물 관리 : Pre-check(예상 이슈와 대안), Observation(판단 없는 관찰), Solution(갈등 해결의 기본 프로세스)
- 말이 많은 경우, 말이 없는 경우, 공격적인 경우, 남을 비난하는 경우, 매번 늦는 경우. 예상보다 시간이 길어질 때의 대처
이렇게 진행하고, 이렇게 달라집니다.
진행 방식
- 과정 자체를 온라인 라이브로 진행해, 참가자가 운영 방식을 직접 경험합니다.
- 사전 질문으로 도구와 미팅 문화를 확인하고 실습 도구를 고릅니다.
- 참가자가 직접 모의 진행을 하고 전체가 피드백합니다.
- 퍼실리테이션 과정은 대면에서 기록과 게시물까지 함께 연습합니다.
기대 효과
- 온라인 미팅에서 참가자의 반응과 참여가 늘어납니다.
- 기술 문제가 생겨도 당황하지 않고 대안으로 넘어갑니다.
- 미팅 전후의 공지, 기록, 후속 조치가 정리됩니다.
- 회의가 결론과 실행 계획으로 끝납니다.
- 비대면 메시지에서 의도가 왜곡되는 일이 줄어듭니다.
이런 조직에서 진행했습니다.
140여 고객사, 포춘 500대 기업 32곳에서 교육과 코칭을 해 왔습니다. 온라인 진행과 퍼실리테이션의 주요 사례입니다.
온라인 오픈스페이스 워크샵으로 조직 문화 활성화. 강사 진행 7회와 사내 퍼실리테이터의 직접 진행을 함께 운영했습니다.
온라인 워크샵퍼실리테이션 과정, 그리고 강의와 오픈스페이스를 결합한 러닝 퍼실리테이션
퍼실리테이션강사 한창훈 Peter Han
피터의 커뮤니케이션 대표입니다. 20년 동안 기업 커뮤니케이션 교육과 코칭을 해 왔습니다. 대면 워크샵과 온라인 라이브 과정을 모두 직접 설계하고 진행합니다.
교육 문의
대상 · 인원 · 시간을 알려주시면 그에 맞춘 과정 개요서를 보내드립니다. 문의 양식에 적어 보내시면 가장 빠릅니다.
